Veelgestelde vragen KIS

Graag ondersteunen we u als gebruiker van het KIS optimaal. Om u op weg te helpen vindt u hieronder enkele veelgestelde vragen. Komt u er niet uit, of heeft u een andere vraag? Onze supportdesk staat voor u klaar.

 

 

Wat zijn vernieuwde functionaliteiten in versie 4.x?

De releasenotes kunt u hier vinden. 

Waar kan ik de handleidingen vinden in het KIS?

Wanneer u inlogt in het KIS kunt u op de homepagina de handleidingen vinden onder ‘Praktijkmanagement'.

Wat betekenen de e-mails die ik krijg over ongelezen praktijkberichten?

Praktijkberichten zijn berichten die u erop attenderen dat er in het KIS wijzigingen zijn die voor u van belang kunnen zijn. Denk hierbij aan zaken als een nieuw consult toegevoegd door een ketenpartner, nieuwe verwijzing, verwijzing afgerond etc. Deze berichten zijn inzichtelijk voor iedereen binnen de praktijk.

U kunt de berichten onder andere vinden door rechtsboven, naast u naam, het envelop icoon te selecteren.

Wanneer ik een praktijkbericht gelezen heb, is deze daarna verdwenen?

Wanneer u een praktijkbericht opent verandert de status van het bericht automatisch naar “gelezen”. Aangezien het KIS automatisch zoekt op berichten met de status “ongelezen” lijkt het erop dat de berichten verdwenen zijn. Wanneer u het filter bovenin uw scherm wijzigt naar “gelezen” vindt u de berichten terug (zie onderstaand schermvoorbeeld). 

Hoe kan ik de frequentie van de emailnotificatie voor de praktijkberichten aanpassen?

Wanneer u bent ingelogd in het KIS ziet u rechtsboven uw (gebruikers)naam. Als u op uw (gebruikers)naam klikt, kunt u kiezen voor ‘Mijn profiel’. Vervolgens kunt u voor de email notificatie de volgende keuzes maken: UIT – DAGELIJKS – WEKELIJKS (zie onderstaand schermvoorbeeld). 

mijn-profiel-kis

Ik wil een nieuwe gebruiker/medewerker aanmaken in het KIS. Hoe werkt dat?

Nieuwe accounts kunt u aanvragen bij de zorggroep. Vanuit de zorggroep krijgen wij het verzoek een account aan te maken en inloggegevens te verstrekken.

Wat moet ik doen als een patiënt is verschoven naar de tweedelijn?

Wanneer een patiënt is verschoven naar de tweedelijn kan de POH dit registreren oplossen door in het dossier van de patiënt te klikken op het betreffende zorgprogramma. Bij behandelbeleid kan de Hoofdbehandelaar worden aangepast naar Specialist door op de Plus te klikken. Zie onderstaande afbeelding. Wanneer dit is doorgevoerd, ziet u ook dat het ‘keten-teken’ is verdwenen.

Mijn vraag staat er niet bij. Hoe kan ik een ticket loggen?

Rechtsboven op uw naam kunt u ‘Contact Helpdesk’ selecteren. Hier komt u in ons support systeem terecht waar u een ‘Nieuw ticket’ kunt indienen. Bij ‘Mijn tickets’ ziet u het overzicht van uw eerder ingediende tickets. De handleiding van ons support systeem kunt u hier downloaden.

Kan bij een verhuizing van een patiënt ook het KIS-dossier worden overgezet naar de nieuwe praktijk?

Ja, dit is inderdaad mogelijk. Op deze manier kan de nieuwe praktijk ook de consulten inzien die in het verleden zijn uitgevoerd.

Mocht u een KIS-dossier willen verhuizen naar een andere praktijk, kunt u hiervoor een ticket indienen, een mail sturen naar support@vitalhealthsoftware.nl 
of telefonisch contact opnemen via 0318 754 735.

Graag onder vermelding van de volgende informatie:

  • Naam van nieuwe en oude praktijk
  • Naam van de nieuwe huisarts
  • Patiënt (HIS-nummer en/of KIS-code is voldoende)
  • Toestemming van beide praktijken

Patiënt includeren in een nieuw zorgprogramma

U kunt een patiënt includeren in een nieuw zorgprogramma door in het dossier van de patiënt in het tabblad ‘Samenvatting’ de knop ‘Zorgprogramma beheer’ te kiezen en daar het gewenste zorgprogramma te includeren.

Welke actieve episodes moet een ketenzorgpatiënt hebben?

In onderstaand document vindt u per protocol welke OZIS-episodes er beschikbaar zijn. In het HIS-dossier van de patiënt moet in ieder geval één van deze genoemde episodes actief zijn.

http://www.ozis.nl/uploads/Inhoud%20OZIS-ketenzorgberichten%20definitief%201.1.pdf

Hoe kan ik een patiënt excluderen in het KIS?

Een patiënt excluderen is vanaf 4.0 enkel nodig wanneer een patiënt is overleden, verhuisd is, of niet meer in het KIS wenst te zitten. In dit geval kunt u de patiënt excluderen door in het KIS-dossier onder het tabblad Samenvatting (1) , Zorgprogramma beheer (2) te selecteren en de betreffende patiënt te excluderen (3). Zie afbeelding onderaan deze vraag.

Het is ook mogelijk dat er een zorgprogramma, bijvoorbeeld Astma, geëxcludeerd moet worden. De werkwijze is hier grotendeels hetzelfde als hierboven beschreven, echter selecteert u bij stap 3 niet ‘excludeer patiënt’, maar ‘excludeer zorgprogramma’. Belangrijk hierbij is dat de episode ook in het HIS beëindigd dient te worden.

Ik kan geen consult invullen vanwege het ontbreken van een episode

Wanneer u een nieuw protocol toevoegt in het KIS bestaat de mogelijkheid dat u nog geen consult kunt invoeren vanwege het ontbreken van een juiste episode. Dit komt omdat de nieuwe episode dan nog niet is ingelezen in het KIS. Zodra u klikt op ‘Raadpl. HIS’ zal binnen enkele minuten de nieuwe episode zijn ingelezen (mits in het HIS ook daadwerkelijk de gewenste episode is geregistreerd). Als u vervolgens klikt op ‘Vernieuw’ is de nieuwe episode wel te selecteren voor het consult. 

raadpleeg-his-kis

Hoe kan ik een patiënt registreren als ketenpatiënt?

Een patiënt moet aan de inclusiecriteria voldoen om geregistreerd te staan als ketenzorgpatiënt. De inclusiecriteria zijn gebaseerd op de definitie van het NHG en InEen en hebben invloed op de zorgprogramma’s, declaraties en rapportages in het KIS.

Er zijn 3 criteria van belang, dit zijn de episode, deelname ketenzorg en hoofdbehandelaar.

In onderstaand overzicht vindt u dit per zorgprogramma schematisch weergegeven. Wanneer een patiënt in de ketenzorg zit, zal er een ‘keten-teken’ voor het betreffende zorgprogramma komen te staan.

Let op: onder een hoofdepisode vallen ook alle subepisodes. Bijvoorbeeld R96.01 telt ook mee voor Astma.
Echter bijvoorbeeld K90 valt niet onder CVRM-HVZ, dat is alleen K90.03. Dit is gebaseerd op de landelijke richtlijnen van de beroepsgroepen.

Ik krijg een OZIS foutmelding, wat moet ik doen?

In onderstaand overzicht ziet u de meest voorkomende OZIS foutmeldingen en de bijbehorende oplossingen.

Waarom start de spirometer niet meer automatisch op vanuit het KIS?

Vanaf versie 3.2 is spirometrie koppeling met de Welch Allyn en de Carefusion volledig vernieuwd. Eenmalig moet er nieuwe software op de computer geïnstalleerd worden. Als gevolg van deze wijziging wordt nu ook de browser Google Chrome weer ondersteund met deze koppeling. Een ander belangrijk voordeel is dat er geen wachtwoord van het KIS meer ingevuld hoeft te worden wanneer u gebruik maakt van de Welch Allyn spirometer.  

Deze nieuwe software kunt u downloaden via handleidingen op de homepagina of via het spirometrie tabblad in een consult, zie schermafdruk hieronder. 

spiro download

Mocht het zijn dat u onderstaande foutmelding krijgt tijdens het uitvoeren/installeren van de nieuwe Spiro-App in de browser Internet Explorer voer dan de volgende twee stappen uit.

spiro download 2

  1. Klik op View Downloads, of voor NL: Downloads weergeven.
  2. Klik dan met uw rechtermuisknop op ‘Toch uitvoeren’ of ‘Run anyway’ en de VHSSpiroClientApp wordt dan alsnog geïnstalleerd.

Labgegevens uit HIS niet verwerkt in KIS?

Wanneer de koppeling tussen het HIS en het KIS niet goed gaat, zijn de meest voorkomende oorzaken:

  1. Ontbreken van juiste episode in het HIS: controleer of de juiste episode is toegevoegd in het HIS.
  2. Geen antwoordbericht ontvangen: het KIS heeft binnen de gestelde tijd geen dossier ontvangen vanuit het HIS. Dit wordt meestal veroorzaakt door een niet werkende OZIS-koppeling op dat moment. U kunt het nog eens proberen of contact opnemen met de VitalHealth Supportdesk.
  3. Patient SSN is not filled: dit betekent dat het BSN niet door het HIS wordt aangeleverd. De meest waarschijnlijke oorzaak is dat de WID validatie in het HIS niet is uitgevoerd. Dit is nodig voor een goed werkende OZIS koppeling.
  4. Geen autorisatie voor bevragende zorgverlener: controleer of aan de patiënt in het KIS dezelfde hoofdbehandelaar is gekoppeld als in het HIS. Zo nee, pas dit aan en probeer het opnieuw.

KIS-consult is nog niet binnengekomen in het HIS?

Dit kan enkele oorzaken hebben:

  • Alleen bij het gebruik van de knop ‘Afsluiten’ op het tabblad ‘Voorlichting en Behandelplan’ worden de gegevens direct naar het HIS gestuurd. Als u dat nog niet direct wilt, gebeurt dit ’s avonds automatisch.
  • Het journaal in het HIS dient eerst te worden ververst om de laatst bekende gegevens te tonen. Afhankelijk van het HIS is het meestal voldoende om het journaal te sluiten en opnieuw te openen.
  • De OZIS-koppeling werkt niet correct. U kunt dit controleren via Home → OZIS → Foutieve berichten. Hier staan de berichten die niet van het KIS naar het HIS verzonden konden worden. Via de knop ‘Bericht opnieuw verzenden’ kunt u alsnog proberen om het bericht te verzenden. Via de knop ‘Toon log’ kunt u de reden zien waarom het bericht niet verzonden is. Zie ook de voorgaande vraag en antwoord.
Neem contact op met de Supportdesk van VitalHealth Software, wanneer u niet verder komt.

Welke spirometers worden in het COPD-protocol ondersteund vanuit het KIS?

Twee spirometers: Carefusion en Welch Allyn.

Meer informatie hierover kunt u op de home pagina van het KIS vinden. Klik op de knop ‘Handleidingen’ onder het kopje ‘Praktijkmanagement’. Kies vervolgende de ‘verkorte handleiding’ van uw spirometer. Daarin staat precies aangegeven hoe de koppeling met uw spirometer functioneert.

Wat is veranderd in de werkwijze van de toestemmingsvragen bij 4.1?

Sinds 4.1 regelt de zorggroep inhoudelijk wat de toestemmingsvragen zijn voor jullie.
Mocht het zijn dat de zorggroep geen toestemmingsvragen heeft ingericht, dan krijgt u geen toestemmingsvraag te zien.
Indien er toestemmingsvragen zijn ingericht, zal de medewerker elke keer bij het openen van het dossier, een pop-up krijgen totdat de toestemmingsvra(a)g(en) is/zijn ingevuld. 
Afhankelijk van welke vragen zijn ingericht, werkt de toestemming volgens het onderstaande schema.

Hoe verwijs ik een patiënt naar een ketenpartner?

Ga hiervoor naar het betreffende protocol in het dossier van de patiënt en kies aan de linkerkant voor ‘Verwijzingen’.

Kies ‘Nieuw’. Selecteer het specialisme (de discipline) waar u naar wilt verwijzen (bijv. kaderarts, diëtist, fysiotherapeut, podotherapeut etc.).

Kies vervolgens één van de genoemde zorginstellingen en het gewenste zorgproduct. Ook kunt u hier een begeleidende tekst toevoegen. Het is niet nodig hier meetwaarden in te vermelden, omdat de ketenpartner via het KIS automatisch toegang heeft tot de relevante meetwaarden.

Kies vervolgens ‘Verzenden‘. De verwijzing is dan beschikbaar voor de ketenpartner. Ook komt via OZIS een melding in het journaal van het HIS betreffende deze verwijzing.

Wat gebeurt er als de ketenpartner de verwijzing beantwoordt en/of afsluit?

Na beantwoording of afsluiting van de verwijzing door ketenpartner krijgt u een notificatie in het berichtencentrum van het KIS. U kunt dit raadplegen via Home → ‘Berichten’. 

Via OZIS wordt er een bericht gestuurd naar het HIS met het inhoudelijke antwoord van de ketenpartner.

Als er ongelezen berichten in het KIS zijn, ziet u achter de knop ‘Berichten’ een aanwijzing in het rood met het aantal ongelezen berichten (zie afbeelding).

berichten

 

Via het dossier van de patiënt (tabblad ‘Samenvatting’) kunt u via het linkermenu → ‘Berichten’ de berichten van de betreffende patiënt lezen. Als er ongelezen berichten zijn, ziet u een rood bolletje met het aantal berichten.

Hoe kan ik als ketenpartner een verwijzing van mijn collega inzien en/of behandelen?

Kies op de homepagina voor ‘Patiënt overzicht’. Vul de naam in van de patiënt en vink ‘Incl. patiënten in zorgteam collega’s’ aan (zie onderstaand schermvoorbeeld). Vervolgens worden ook de patiënten zichtbaar die door uw collega’s worden behandeld. U kunt de verwijzingen van uw collega’s nu inzien en desgewenst een consult toevoegen. 

overzicht-patienten-collega

Door een ketenpartner kan niet gedeclareerd worden, wat is hier de oorzaak van?

In veel gevallen blijkt dat de patiënt niet aan de inclusiecriteria voor de ketenzorg voldoet. De ketenpartner krijgt dan de volgende foutmelding: “Deze patiënt is op deze datum niet actief in ketenzorgprogramma voor zorgprogramma X”.
De POH kan dit oplossen door de volgende punten te controleren:
- ICPC code
- Deelname ketenzorg op Ja
- Hoofdbehandelaar Huisarts

Deelname ketenzorg en hoofdbehandelaar Huisarts kunnen in het dossier van de patiënt aangepast worden door te klikken op het betreffende zorgprogramma. Bij behandelbeleid zal de hoofdbehandelaar op Huisarts en Deeln. Ketenzorg op Ja dienen te staan. Dit kan aangepast worden door op de Plus te klikken. Zie onderstaande afbeelding. Wanneer dit is doorgevoerd, ziet u ook dat het ‘keten-teken’ verschijnt.

Waarom zie ik nu “Coordinate” staan in plaats van KIS?

Sinds 4.1.3 is de naam van ons keteninformatiesysteem veranderd naar “Coordinate”. Deze naam is naar onze overtuiging een passende reflectie van de huidige en toekomstige functionaliteiten van het systeem, waarbij wij ondersteuning bieden bij het coördineren van zorg voor verschillende patiëntgroepen binnen en buiten de ketenzorg, zowel nationaal als internationaal. Dit betekent dat u bij het inloggen en gebruik van ons systeem, alsmede in de documentatie de naam “Coordinate” vaker zal gaan tegenkomen!

Hoe kan ik de ziektelastmeter COPD uitprinten?

De Ziektelastmeter COPD kunt u uitprinten op het patiëntrapport. Deze wordt onderaan het rapport getoond (zie onderstaande print screen). 

Waar kan ik atriumfibrilleren registreren?

Sinds 4.1.3 is het mogelijk om atriumfibrilleren te registreren binnen de CVRM en DM zorgprogramma’s. Bij “Anamnese” is het mogelijk om atriumfibrilleren te registreren. Daarnaast wordt de CHA₂DS₂-VASc berekening nu vanuit het anamnese scherm bij atriumfibrilleren getoond. Bij “Voorlichting en Behandelplan” kan nu de volgende data ingevoerd worden: Hoofdbehandelaar (Atriumfibrilleren); Deelname ketenzorgprogramma (Atriumfibrilleren); Reden geen ketenzorg deelname (Atriumfibrilleren).