Routine Outcome Monitoring als belangrijke kwaliteitstool voor Emergis

En de inzet en effecten hierbij van VitalHealth QuestManager


Interview met Niek de Klerk, beleidsmedewerker Emergis 

Emergis 250pxRoutine Outcome Monitoring (ROM). Een belangrijk kwaliteitsinstrument? Of toch meer een drukmiddel vanuit de zorgverzekeraar? Soms lijkt het laatste de overhand te krijgen, maar bij Emergis waken ze hiervoor. Belangrijk aandachtspunt voor 2013 is dan ook: Laten zien dat ROM meer is en biedt dan de verplichte aanlevering bij Stichting Benchmark GGZ (SBG). Niek de Klerk van Emergis, een instelling voor geestelijke gezondheidszorg die jaarlijks circa 11.000 mensen behandelt en begeleidt, vertelt hoe ROM een belangrijk dossier binnen Emergis is, hoe medewerkers hierin hun taak hebben en hoe VitalHealth QuestManager als ROM-applicatie hierbij ingezet wordt.

ROM als belangrijkste dossier

Het ROM-dossier is bij Emergis ondergebracht bij het kenniscentrum van Emergis. Niek de Klerk werkt naast dit dossier ook aan een aantal andere dossiers, zoals kwaliteitszorg, risicoanalyse en een elektronisch patiëntenportaal, maar het ROMdossier is voor hem wel de belangrijkste. Zowel in complexiteit als in omvang. ‘Aan dit dossier is een aantal andere disciplines ondersteunend. Hierbij valt te denken aan de onderzoekers uit het kenniscentrum die outcome-onderzoek presenteren, data-analisten voor de aanlevering aan SBG, de reguliere IT supportdesk voor vragen over QuestManager en uiteraard de afdelingen die met de vragenlijsten werken.’ Bij Emergis werken vrijwel alle afdelingen met ROM-vragenlijsten. Emergis is gespecialiseerd in het behandelen van psychische- en verslavingsproblemen, woon- en werkbegeleiding, maatschappelijke opvang en forensische zorg. Dit gebeurt op vijftig verschillende locaties in Zeeland voor alle leeftijden. Zowel in de tweedelijn als via de eerstelijns-organisatie Indigo, welke onderdeel is van Emergis. Logistiek wordt daarom de inzet van ROM veelal geregeld door de secretariaten op zorgprogrammaniveau.

Keuzes maken

Starten met ROM en de ROM-applicatie QuestManager in een organisatie met de grootte van Emergis betekende ook starten met keuzes maken. SBG stelde verschillende eisen aan het werken met ROM en de meest logische keuze was om in eerste instantie de vragenlijsten die verplicht gesteld werden in te voeren. Later werden pas de specifiek door professionals aangevraagde lijsten toegevoegd. ‘Op dit moment werken we met zestien verschillende vragenlijsten, twaalf ingevoerd vanuit SBG en vier zijn eigen keuze. De verwachting is dat de eigen keuze steeds verder uitbreid wordt. Voorbeelden hiervan zijn vragenlijsten voor een bepaald type angststoornis, depressie- of relatievragenlijsten die voor een specifieke therapie van meerwaarde kunnen zijn om te kijken waar de patiënt aan het begin, halverwege en aan het einde van de behandeling staat. Deze uitkomsten kunnen dan samen met de cliënt besproken worden tijdens de behandeling.’ Een andere keuze die Emergis heeft gemaakt was om het logistieke deel rondom vragenlijstafname zoals het versturen en nabellen, zoals eerder genoemd, via het secretariaat te regelen. ‘Hierdoor blijft er meer tijd over voor de behandelaar en deze tijd kunnen ze besteden aan de behandeling, maar tegelijk willen we het logistieke deel niet helemaal weghalen bij de behandelaar. We merken namelijk steeds vaker dat als de behandelaar de lijsten gebruikt tijdens de behandeling dat zij en de patiënt zien wat de meerwaarde is van het bespreken van de uitkomsten. Op die manier worden beide gemotiveerd voor het gebruik ervan. Dit heeft zowel een positief effect op de respons als op de kwaliteit van zorg.

Koppeling met het EPD

Op dit moment gebruikt Emergis QuestManager voornamelijk voor de inzet van de ROM vragenlijsten. QuestManager is hierbij gekoppeld aan het EPD van Emergis. ‘Medewerkers hoeven hierdoor maar één tool te gebruiken. Vanuit het EPD is er een apart tabblad waarin de ROM-resultaten zichtbaar zijn die vanuit QuestManager zijn ingevoerd. In de nabije toekomst is het de bedoeling om QuestManager ook in te zetten voor de diagnostische vragenlijsten om zo het gebruikersgemak hiervan te verhogen.

De hobbel voor de SBG aanlevering

De aanlevering aan SBG op orde krijgen was een complex traject. SBG stelt hoge eisen, dat is begrijpelijk omdat zij de verantwoordelijkheid hebben om goede benchmarkdata te produceren. De datasets zijn deels afkomstig uit QuestManager en deels uit het EPD. Om de data-aanlevering goed te realiseren, is het dus zaak de data vanuit verschillende bronnen te combineren. ’Omdat we eigen data-analisten in huis hebben, besloten we de automatisering hiervan zelf te ontwikkelen. Nu dit eenmaal opgezet is verloopt de aanlevering aan SBG geheel geautomatiseerd.’ SBG vraagt soms om hele specifieke datasets uit de afgenomen vragenlijsten, dit betekende dat ROM-leveranciers, waaronder VitalHealth, aanpassingen moesten doen in hun systemen.

Toekomstvisie

In de afgelopen periode zijn we soms in een spagaat gekomen door de snelheid in de ontwikkelingen binnen ROM die voortkwam uit de druk van de verzekeraars. Hierdoor staan sommige behandelaren wantrouwend tegenover ROM terwijl het naast alle verplichtingen vooral een belangrijke kwaliteitstool is.’ Naast de meer wantrouwende behandelaren is er ook een groep die gefascineerd is door de mogelijkheden van ROM. Onder andere deze groep wordt steeds meer ingezet om andere behandelaren te enthousiasmeren. ‘We merken dat dit steeds meer laat zien dat ROM een belangrijke kwaliteitstool is.’ Dit gebeurt door middel van een minisymposium of studiedag waarbij iemand van buitenaf vertelt hoe de inzet van ROM bewezen effectief is of een referaat door een afdeling waar ROM enthousiast gebruikt wordt. Andere mogelijkheden zijn het beschikbaar stellen van artikelen en het inzetten van recente ROM-uitslagen bij evaluaties van behandelresultaten. ‘Het hele ROM-dossier is ontzettend dynamisch. De noodzaak van doorontwikkeling van een applicatie als QuestManager en het uitbreiden van functionaliteiten is daarom groot. VitalHealth is een prettige partner hierin. Zij stellen zich proactief op en dat is een prettige houding. Ze luisteren hoe ze kunnen doorontwikkelen in de lijn van de wensen van de gebruikers. Daar zijn we tevreden over en dat geeft een mooie verwachting naar de toekomst.’

Meer weten over onze oplossingen?

Direct demo aanvragen
Vitalhealth Software

Software for Collaborative Health Management